Au cours de leur troisième année, les doctorantes et les doctorants reçoivent par mail un formulaire de fin de thèse envoyé par le secrétariat de l'ED dans lequel ils/elles doivent préciser si ils/elles prévoient de soutenir avant la fin de la 3ième année ou si ils/elles souhaitent demander une dérogation pour une quatrième année. Dans le second cas, un dossier de demande de dérogation doit être renvoyé par mail au secrétariat de l’ED au plus tard début Mai et après que le comité de suivi individuel de thèse de troisième année se soit tenu et ait rendu son avis sur la demande de dérogation.

Après examen du dossier, la direction de l’ED émettra un avis au plus tard fin mai. Si l’avis est favorable, le doctorant pourra entamer la procédure de ré-inscription en 4ième année début septembre dans son établissement d'inscription selon les procédures communiquées par l'ED.